Automatización de tareas y procesos en asesorías

    08/13/2021 10:20 By Moma

    Automatización de asesorías: mejora la gestión de tus trámites

    Los servicios de las asesorías fiscales, laborales y legales se han digitalizado cada vez más. Hoy día es muy complejo prestar un servicio profesional de asesoramiento en materia tributaria o de gestión con las Administraciones Públicas si no se utilizan herramientas que faciliten estas funciones. En este sentido, la automatización de asesoría es el salvavidas para que tu empresa siga siendo competitiva.

    No puedes manejar una gran cantidad de clientes de manera manual, sin que tu productividad y eficacia operativa se resientan. La gestión o renovación de cientos o miles de certificados digitales, la necesidad de Vigilar las Notificaciones Electrónicas y una amplia variedad de procedimientos rutinarios y manuales pueden hacer que los asesores estén perdiendo el tiempo en tareas que por sí mismas no les producen rentabilidad.

    En este sentido, debes aprovechar cuanto antes para digitalizar y automatizar procesos en tu asesoría. Esto te permitirá ganar tiempo, ahorrar costes, mejorar la satisfacción del cliente y, en definitiva, lograr que tu servicio sea más ágil, competitivo y profesional.

    ¿Qué es la automatización en las asesorías?

    La automatización de asesorías es un proceso de adaptación que forma parte de la transformación digital.

    En los últimos años, las Administraciones Públicas han ido digitalizándose cada vez más, de manera que ahora muchos procesos se pueden hacer online a través de la sede electrónica y sin necesidad de desplazarse. Sin embargo, la necesidad de identificarse correctamente o los requerimientos de plazo para la consulta de las notificaciones electrónicas hacen que la gestión de las asesorías tenga que estar pendiente de multitud de pequeñas tareas que, sin embargo, son determinantes para ofrecer un buen servicio.


    La gran ventaja de la progresiva digitalización de las Administraciones Públicas es que las asesorías ahora pueden utilizar soluciones que ayuden a cumplir con los procedimientos y trámites de una manera más rápida, eficaz y, lo más importante, automatizada.

    Por ejemplo, puedes prever de forma automatizada cuándo van a caducar los certificados digitales de tus clientes y renovarlos automáticamente a través de CertiBox, sin tener que hacer más trámites, ni desplazamientos. Por otra parte, para poder realizar las gestiones de los clientes, como las declaraciones trimestrales del IVA o del Impuesto de Sociedades, necesitarás disponer de los certificados digitales vigentes y no caducados que den posibilidad de presentar los modelos de Hacienda en el plazo y forma correctos.


    Con CertiBox puedes tener todos los Certificados Digitales de tus clientes Centralizados en la Nube en una sola herramienta. De esta forma, previenes la pérdida o robo de los mismos, lo que incrementa la seguridad en el servicio a tu cliente. Cuando necesitas gestionar cientos o miles de certificados, dependiendo del tamaño de tu empresa y tu número de clientes, disponer de una solución de almacenamiento y gestión de certificados digitales puede ser la solución perfecta para trabajar de manera ágil y productiva.


    El otro gran aspecto que necesitas para la automatización de tu asesoría es la Vigilancia de las Notificaciones Electrónicas. Como a partir de un plazo de 10 días las notificaciones que se ponen a disposición del usuario en su buzón electrónico se dan por notificadas, ya no tendrás que estar pendiente de recoger, leer y descargar las notificaciones. Por el contrario, con el servicio de Vigilancia Automatizada de CertiBox, podrás recibir las notificaciones en PDF por e-mail certificado y llevar a cabo la recogida de todas tus notificaciones de las más de 10.000 administraciones públicas.

    Ventajas de la automatización para asesorías 

    ¿Qué ventajas tiene la automatización de estos procesos para las asesorías fiscales y laborales? ¿Cuáles son los principales beneficios de utilizar este tipo de solución?

    Mejora de la productividad

    Si tus empleados no están ocupándose de tareas manuales, como conectarse a las diferentes sedes electrónicas y descargar las notificaciones, o estar pendiente de los plazos, podrán dedicarse a tareas más útiles y productivas.


    Todas aquellas tareas que aumentan la complejidad de tu negocio hacen que tu asesoría sea menos productiva. El resultado es que al final obtienes una menor rentabilidad.

    Reducción de costes

    Una baja productividad como consecuencia de realizar muchas tareas manuales que no aportan un beneficio directo a la empresa implica mayores costes. Tus empleados podrán hacer menos tareas en el mismo tiempo, y por lo tanto, la hora trabajada tendrá una menor relación coste/beneficio y podrás abarcar menos clientes.

    Aumento de la competitividad

    Si tu asesoría puede hacer más en menos tiempo, podrás aumentar tu competitividad y ofrecer un mejor servicio al cliente. Podrás abarcar un mayor número de clientes gracias a la automatización de tareas manuales, ya que no tendrás que invertir horas en tareas que no son productivas. Tus clientes estarán más satisfechos, lo que te ayudará también a mejorar la confianza en tu marca y ganar posicionamiento en el mercado.

    Mayor Seguridad

    Como llevarás una Gestión Centralizada de los Certificados Digitales, podrás tener un mayor grado de seguridad.

     

    No tendrás que tenerlos almacenados en tus propios sistemas, ni podrá utilizarlos ninguna persona que no esté autorizada.

    Reducción o eliminación de errores

    La falta de previsión en la renovación de los certificados digitales puede generar problemas en la gestión de tus trámites. La ausencia de una vigilancia automatizada de las notificaciones electrónicas también puede provocar situaciones desagradables con los clientes, como que el plazo para llevar a cabo una respuesta haya expirado, lo que podría significar una sanción económica para tu cliente.


    La falta de automatización y el alto número de tareas manuales perjudica claramente a tu asesoría, que se verá obligada a trabajar con pocos clientes o facturar menos si quiere prestar un buen servicio. También puede darse el caso de que pierdas clientes como consecuencia de los errores provocados por una mala gestión de las notificaciones electrónicas

    Automatiza tu asesoría y da un mejor servicio a tus clientes

    La solución Certibox te facilita la automatización de tu asesoría. Centraliza la gestión de tus Certificados para mayor seguridad, lleva a cabo una Vigilancia automatizada de tus Notificaciones Electrónicas y Renueva y Emite Certificados Digitales sin desplazamiento ni complicaciones.


    Haz que tu asesoría empiece a ganar tiempo, productividad y competitividad, lo que significará trabajar de manera más ágil, aumentar la satisfacción del cliente y conseguir mejores resultados. Contacta ahora con nosotros para conocer más detalles sobre cómo CertiBox te ayuda a automatizar los trámites en tu asesoría