Cómo firmar un documento pdf digitalmente

    09/15/2021 13:15 By Moma

    En más de una ocasión tu empresa habría recibido un documento pdf y te han pedido que lo devuelvas firmado. La opción más lenta y tediosa consiste en imprimir el archivo, firmar con un bolígrafo y escanearlo para después enviarlo por correo electrónico. Por el contrario, se puede firmar un pdf digitalmente de manera sencilla, utilizando tu certificado digital para que quede constancia de tu identidad y el archivo no se pueda modificar.

     

    La firma digital de un pdf con certificado digital es un tipo de firma electrónica que tiene numerosas ventajas. Aunque existen diferentes opciones de firma electrónica que no requieren del certificado digital, utilizar el certificado es la opción más segura y fácil de validar, además de que te permite garantizar la integridad total del documento y la identidad de los firmantes.

     

    Hay herramientas como SignBox, gratuitas para los clientes de CertiBox, que te facilitan el proceso de firma electrónica de cualquier tipo de documentos. Con esta solución puedes firmar gratuitamente tantos documentos como necesites, de forma ilimitada. De este modo, tu empresa podrá ahorrar tiempo y costes en este proceso, ya que puedes firmar de manera remota y sin gastar papel.

     

    Esta solución es de gran ayuda también para las asesorías, ya que puedes enviar el documento al cliente, mandar un código de firma por SMS o e-mail y facilitar así que tus clientes puedan firmar electrónicamente de manera rápida y sencilla. Además podrás consultar cómodamente en tu panel el estado de firma y descargar los documentos firmados con firma electrónica.

     

    Con CertiBox podrás además gestionar la renovación de todos tus certificados digitales de manera rápida y sencilla, además de centralizarlos en una sola solución. De este modo, podrás trabajar más eficazmente con tus certificados cuando tengas que realizar una firma digital y renovarlos antes de que expiren.

    Formas de firmar un pdf

    Existen varias formas de firmar un pdf, cada una con un grado de seguridad. Aunque todas son válidas y vinculantes, pueden tener un diferente nivel de fuerza legal.

     

      Impresión, firma y escaneo: se trataría de un tipo de firma electrónica simple, con el nivel más bajo de seguridad. Consiste en imprimir el documento en papel, realizar una firma autógrafa y luego escanearlo para convertir el documento firmado en un pdf.

     

      Con firma manuscrita digitalizada: es muy similar a la opción anterior, sólo que en este caso utilizamos la imagen de una firma digitalizada. Ésta puede haberse realizado utilizando el ratón y haciendo el trazado en la pantalla, o guardando y copiando una firma manuscrita digitalizada.

     

      La firma con certificado digital puede ser avanzada o cualificada, depende de la naturaleza del certificado. 

     

    1.- Todas las firmas tienen validez jurídica, la diferencia entre ellas está en la solidez de la evidencia del firmante y la integridad del documento. En caso de litigio cuanto más débil sea la firma,  más defensa y pruebas habrá que aportar para aceptarla y al contrario

    2.- Es firma avanzada o cualificada en función del grado de seguridad en la creación y vida del certificado que le otorgue la Autoridad de Certificación. Básicamente CD en software es avanzado en HSM es cualificado

    ¿Por qué firmar un pdf con firma digital?

    Hay muchos tipos de firmas electrónicas, pero no todas son firmas digitales. Por ejemplo, colocar la imagen de una firma manuscrita en un pdf es un tipo de firma electrónica, pero no es una firma digital, ni tiene el mismo nivel de seguridad. No hay garantías de que no se ha modificado el pdf posteriormente a la firma.

    La firma digital está basada en criptografía, por lo que al poner la firma, el documento queda bloqueado y protegido, se puede autenticar y garantiza que la firma está vinculada inequívocamente con la persona firmante

    Ventajas de firmar un documento con Signbox

    La solución Signbox firma electrónica es segura, válida y cómoda. Entre otras ventajas, cabe destacar:

     

          Es una firma válida y segura. La firma electrónica con SignBox, identifica inequívocamente a la persona firmante.

          Es completamente GRATIS para todos los clientes CertiBox.

          No se firma con CD, es firma electrónica

          Varias personas firmantes pueden firmar un mismo documento, algo muy habitual en la firma de contratos o documentos legales.

          SignBox garantiza la integridad del documento firmado, evitando modificaciones posteriores. 

          No tienes que perder tiempo ni dinero imprimiendo documentos, ni enviándolos por correo postal.

          Es mucho más rápido y ágil que tener que esperar a que el destinatario imprima, firme y escanee los documentos.

          Se puede confirmar la firma, por SMS o e-mail.

    ¿Cómo se firma un documento utilizando SignBox?

    Es muy sencillo. Para la firma de documentos con SignBox, sólo tienes que seguir 3 sencillos pasos:

    1. Adjunta el documento en la solución SignBox.
    2. Introduce el correo electrónico de la persona a la que vas a enviar el documento para que lo firme.
    3. Señala si deseas mandar un código de firma por e-mail o SMS.
    4. ¡Envíalo!
    5. En este punto, el destinatario recibirá un correo electrónico con el documento para firmar. Una vez visualizado clica FIRMAR y recibirá o un segundo email con el código único de firma (OTP) o un SMS en su móvil, que debe introducir en el documento.
    6. Con esto ya estaría el documento firmado y puedes consultar en tu panel el estado en el que se encuentra la firma del documento y descargarlo en tu ordenador con el certificado.

    Cómo firmar un pdf paso a paso con Adobe Acrobat DC

    Para firmar archivos pdf, utilizamos generalmente el programa Adobe Acrobat DC, aunque existen otros software para firmar pdfs digitalmente que se pueden utilizar. En el caso de Adobe Acrobat DC es un software de pago y no precisamente barato, por lo que si eres cliente de CertiBox es mucho mejor que utilices Signbox, que te saldría gratuito.

     

    A continuación te mostramos cómo hacer los distintos tipos de firmas.

    1. Firmar un documento pdf sin certificado digital

    En Adobe Acrobat DC puedes también firmar un documento PDF sin certificado digital, aunque como te decíamos, este tipo de firmeza tiene una menor fuerza legal y hay un riesgo de modificación posterior, falsificación de la firma o manipulación.

     Los pasos para firmar un documento en PDF son sencillos.

    1. Entrar en el programa Adobe Acrobat DC con el documento que se desea firmar.
    2. Hacer click en Inicio y pulsar en la sección “Firmar” y a continuación hacer doble clic en el acuerdo que se desea firmar.
    3. En el caso de que sea la primera vez que vas a firmar un documento de forma electrónica, aparecerá un panel de firma.
    4. Escribe el nombre en el campo de texto.
    5. Dibuja la firma en el campo correspondiente.
    6. A continuación, selecciona la imagen de tu firma que acabas de crear.
    7. Inserta la imagen haciendo click en “aplicar” y a continuación pulsa “firmar”.
    8. De esta forma, tu documento ya estará firmado digitalmente.

    2. Cómo firmar un pdf digitalmente

    Veamos paso a paso cómo firmar un pdf con firma digital.

    1. Para poder firmar un pdf digitalmente, lo primero que necesitas es tener un certificado digital válido instalado en el navegador.
    2. Es necesario también disponer de un software como Adobe Acrobat DC para la firma digital de pdfs.
    3. Abre Adobe Acrobat DC, pulsa en el menú Herramientas y pulsa la opción “Certificados”.
    4. Pulsa a continuación en “Firmar digitalmente”.
    5. Selecciona con el ratón dónde quieres que vaya ubicada la firma. Para ello, con el botón izquierdo del ratón apretado, desplázate hasta formar un recuadro en la zona donde deseas firmar.
    6. Cuando hayas soltado el ratón, se te mostrará en una ventana las opciones de los certificados digitales que tienes instalados. Selecciona el certificado con el que quieres firmar el pdf y pulsa continuar.
    7. A continuación, verás los datos de tu firma digital y podrás elegir “bloquear el documento tras la firma”. Pulsa esta opción si quieres que el documento quede bloqueado y ya no se pueda modificar. Después aprieta el botón de “Firmar”.
    8. Indica el nombre del archivo pdf y dónde lo deseas guardar.
    9. Después se abrirá una ventana donde te solicitará la contraseña del certificado digital. Escríbela y pulsa en “permitir”.
    10. Finalmente podrás ver tu documento con la firma digital.

    Esperamos que este post te haya sido útil para firmar pdfs digitalmente o con firma electrónica sencilla. Certibox es una herramienta que te facilita la gestión de certificados digitales, que podrás tener centralizados en la nube y utilizarlos desde cualquier lugar y dispositivo. Descubre todas las ventajas que te aporta nuestra solución.