La gestión de las notificaciones electrónicas en tu asesoría
Una de las dificultades operativas de una asesoría fiscal o laboral es la gestión de las notificaciones electrónicas de sus clientes.
Cuando una administración, como la Agencia Tributaria o la Tesorería General de la Seguridad Social, pone a disposición una notificación electrónica a una sociedad o un autónomo, no se trata de una comunicación cualquiera. Tiene consecuencias jurídicas, con los mismos efectos legales que si se hubieran comunicado por correo postal.
El problema que tienen muchas asesorías fiscales es la dificultad de gestionar múltiples buzones de notificaciones electrónicas, ya que es poco productivo. El asesor tiene que conectarse a la sede electrónica de la administración correspondiente con el certificado electrónico de cada cliente y volver a salir para consultar la dirección electrónica de otro cliente con otro certificado diferente.
Las dificultades en la gestión de notificaciones electrónicas en tu asesoría
Hay varios problemas que te pueden surgir si tu asesoría ofrece este servicio de consulta de buzón 060 de notificaciones electrónicas.
1. Errores administrativos
2. Falta de productividad
Si tu asesoría gestiona a cientos de clientes al mismo tiempo, entrar en cada una de las direcciones electrónicas habilitadas y consultar los datos supone una pérdida de tiempo considerable. En muchos casos, esta acción no va a servir para nada, ya que no habrá ninguna notificación.
3. Responsabilidad tributaria
Si se produce una infracción tributaria para el cliente como consecuencia de una negligencia de la asesoría al no consultar el buzón de notificaciones electrónicas, esto puede implicar una responsabilidad tributaria para tu empresa. Como consecuencia, es muy probable que el cliente te exija el pago de la sanción tributaria como responsable solidario, ya que él no es responsable en tanto en cuanto la asesoría que gestiona este servicio no le ha informado.
4. Pérdida del cliente
La comisión de errores como consecuencia de no gestionar eficazmente las notificaciones electrónicas puede llevarte a la pérdida del cliente. Es muy lógico que tu cliente pierda la confianza si está pagando por un servicio que no se cumple de forma diligente y eficaz. Antes de continuar con tu servicio, es probable que prefiera buscar otra asesoría.
5. Incumplimiento de los plazos
Si se produce una notificación electrónica, pero no la descargas hasta pasado un tiempo, esto afectará a tus procesos de trabajo. Es posible que tengas que atender a tramitaciones urgentes por no haber actuado a tiempo al leer y descargar una notificación de la Agencia Tributaria o la Seguridad Social.
Ventajas de utilizar una solución de notificaciones electrónicas para asesorías
Para hacer frente a estos riesgos, es de vital importancia que tu asesoría pueda disponer de una solución de notificaciones electrónicas. Con un gestor de certificados electrónicos no tendrás que llevar una gestión manual de los certificados, ni consultar manualmente las notificaciones y comunicaciones de tus clientes.
Con la solución Certibox podrás centralizar los certificados electrónicos en una sola herramienta y gestionar las notificaciones de un amplio volumen de clientes. Éstas son algunas de las ventajas de este gestor de notificaciones electrónicas.
1. Centralización de certificados en la nube
No es necesario que tengas los certificados electrónicos de todos tus clientes instalados en el equipo. Para mayor seguridad, puedes centralizar los certificados en una sola herramienta en la nube. Esto te permitirá tener un mayor nivel de seguridad, con lo que podrás prevenir el robo o la pérdida del certificado. Además, podrás utilizarlos desde cualquier lugar y dispositivo, sin tener que instalar ningún programa informático en el equipo.
2. Recogida automática de las notificaciones electrónicas
Gracias a CertiBox, en tu asesoría ya no tendrás que conectarte uno por uno al buzón de notificaciones electrónicas de tus clientes.
Tampoco se te pasará el plazo, ya que la notificación se descargará automáticamente para que no tengas que gestionarlo todo de forma manual y perder muchísimo tiempo.
Podrás tener un histórico de todas las notificaciones electrónicas de tus clientes. De esta forma será mucho más fácil no cometer errores, cumplir con la obligación de consultar el buzón 060 y tener una visión clara de los plazos que debes cumplir.
3. Servicio de vigilancia y alertas de notificaciones electrónicas
Si te vas de vacaciones, no tendrás que preocuparte por estar pendiente de descargar los PDFs, ya que se hará automáticamente. La gestión y vigilancia de las notificaciones electrónicas será mucho más sencilla y no te pillarás los dedos con los plazos.
La solución CertiBox vigila los buzones y te alerta de cuando se produce cualquier notificación o comunicación, lo que te permitirá trabajar de manera más eficaz y productiva.
4. Renovación automática del certificado electrónico
Otro de los grandes problemas con las notificaciones electrónicas es la expiración de los certificados.
Aunque recibas una notificación, si el certificado expira a los pocos días y ya no está operativo, podrás renovar el certificado de forma automática, sin que tengas que desplazarte para poder hacer esta gestión.
5. Garantiza la seguridad de tus clientes
Hay que tener en cuenta que gestionar el certificado digital de un cliente es un asunto muy serio. Las asesorías tienen la obligación de garantizar la inviolabilidad de la identidad de sus clientes.
Si alguien roba un certificado digital de los clientes de tu asesoría, estos pueden verse en problemas de índole penal si el ciberdelincuente los utiliza para cometer delitos tributarios.
Esperamos que ahora entiendas la enorme importancia de que tu asesoría no continúe llevando la gestión de notificaciones electrónicas de forma manual. Con la ayuda de Certibox vas a poder trabajar de forma más segura y productiva para ofrecer un buen servicio a tus clientes y prevenir los importantes riesgos que implica esta responsabilidad. Contáctanos para saber más.