Digitalización de asesorías: ¿Cómo llevarla a cabo?

    09/02/2021 16:30 By Moma

    La digitalización de las asesorías es una tendencia cada vez más evidente. A medida que se disponen de nuevas soluciones y tecnologías que facilitan la gestión de asesorías, no tiene sentido seguir utilizando métodos manuales y desfasados que dificultan la operatividad.


    El objetivo de la transformación digital es mejorar la productividad, estandarizar los procesos y reducir los errores humanos derivados de una gestión puramente manual de los trámites administrativos. Ya se trate de una asesoría fiscal o laboral, es imprescindible utilizar herramientas que faciliten la gestión de las declaraciones trimestrales o anuales, la recogida de las notificaciones electrónicas o la renovación de los certificados digitales.

     

    Cada vez son más los trámites con la administración que ya sólo pueden realizarse digitalmente, en especial en lo que respecta a autónomos y empresas. En este sentido, parece lógico que las asesorías puedan aprovechar las ventajas de la digitalización para estandarizar y automatizar procesos que ya no requieren un desplazamiento a la sede administrativa.

     

    Una herramienta que puede ser decisiva en este proceso de digitalización que están llevando a cabo las asesorías y gestorías es la solución CertiBox. Esta solución para asesorías facilita la centralización en la nube de los certificados digitales, permite automatizar el servicio de vigilancia de las notificaciones electrónicas y facilita el proceso de emisión y renovación de certificados digitales.

    Ventajas de la digitalización para las asesorías

    ¿Por qué digitalizar la asesoría, en lugar de continuar con la gestión manual tradicional? 

    Hay varias razones por los que dar el paso a la transformación digital puede ser decisivo para la competitividad de tu asesoría en el futuro.

     

      Gestionar decenas o cientos clientes al mismo tiempo, con necesidades diferentes, aumenta la complejidad de los procesos. Necesitas soluciones que te permitan optimizar la productividad.

      Puedes llegar a gestionar un mayor número de clientes, e incluso ampliar tu asesoría a nivel nacional, si dispones de herramientas que permitan controlar la seguridad de los certificados digitales y estandarizar las tareas realizadas por los asesores.

      Si muchos trámites pueden hacerse hoy de manera telemática a través del certificado digital, tu asesoría debería darle una mayor importancia al almacenamiento y gestión de los certificados de los clientes.

      Pasar de la gestión manual y almacenamiento de los certificados en los propios sistemas informáticos de la asesoría hacia la centralización en la nube contribuye a mejorar la seguridad de los datos.

      Digitalizar una asesoría contribuye a evitar desplazamientos y agilizar los trámites que deben realizarse en el día a día.

      La digitalización ayuda a reducir el uso de papel, por lo que también supone una reducción de los costes para tu asesoría.

      Gracias a la transformación digital puedes prestar un mejor servicio a tus clientes, que estarán más satisfechos y por tanto estarás contribuyendo a una mejora de tu marca y al aumento de tu rentabilidad.

    Pasos para digitalizar tu asesoría con éxito

    Nadie es más consciente de la importancia de la digitalización que quien ha realizado numerosos trámites de forma manual.

     

    Por ejemplo, si has tenido que renovar decenas de certificados en pocos días porque la fecha de expiración estaba cerca, sabes muy bien el tiempo y dedicación que requiere realizar estas tareas, así como estar pendiente de los plazos de todos los certificados digitales de tus clientes.

     

    Veamos qué pasos deberías dar para que tu asesoría pueda digitalizarse y poder preparar tu asesoría para ser más productiva y ágil en la gestión de los trámites.

    1. Centraliza tus certificados digitales en la nube

    Hoy día el trabajo del asesor fiscal o laboral no requiere apenas desplazamientos. La presentación de las declaraciones y liquidaciones de impuestos sólo se pueden hacer telemáticamente en nombre del cliente, para lo cual solamente hace falta disponer de su certificado digital y entrar en la sede electrónica de la administración correspondiente.

     

    Como el certificado digital de los clientes es la base que te permite realizar todos estos trámites, es muy importante poder almacenarlos de forma segura y que puedas utilizarlos de manera ágil y rápida en el momento en el que tengas que presentar cualquier modelo a la administración pública.

    2. Automatiza la vigilancia y recogida de las notificaciones electrónicas

    Para facilitar las comunicaciones entre la administración y nuestro cliente, existe la Dirección Electrónica Habilitada, donde la administración pondrá a disposición del usuario las notificaciones y comunicaciones cuando correspondan. Muchas asesorías ofrecen a sus clientes este servicio, pero hay que tener en cuenta que se trata de una tarea tediosa y repetitiva.

    Acceder manualmente y de manera periódica al buzón electrónico de todos tus clientes te quita mucho tiempo al día. Y lo que es peor, se trata de una tarea que apenas te genera rentabilidad, ya que en muchos casos no habrá ninguna notificación. La mejor manera de llevar a cabo la vigilancia de las notificaciones electrónicas es a través de CertiBox, una solución que ayuda a digitalizar tu asesoría y te permite automatizar esta parte de tus servicios.

    La solución CertiBox vigila y recoge las notificaciones electrónicas de más de 10.000 sedes, lo que te ayuda a ahorrar tiempo y te permite evitar errores (ten en cuenta que a los 10 días hábiles las notificaciones se dan por notificadas). Es una manera de reducir tareas administrativas y ganar en productividad.

    3. Gestiona la emisión y renovación de los certificados digitales

    La mayor dificultad con la que se encuentran muchas asesorías no digitalizadas es tener que renovar o solicitar el certificado digital de sus clientes. Sin un certificado vigente de la Autoridad de Certificación no podrás realizar numerosos trámites, por lo que es vital tener previstas las fechas en que se debe llevar a cabo la renovación para que no expire.


    Evita los inconvenientes de tener que hacer que tu cliente se desplace para acreditar su identidad, y emite y renueva certificados digitales a un precio económico y competitivo, de manera mucho más ágil y rápida que si tuvieras que gestionar todos estos procesos uno por uno y de forma manual.


    En definitivas cuentas, la digitalización de tu asesoría te va a permitir automatizar numerosos procesos que hasta ahora ocupaban mucho tiempo en el día a día de tus asesores. Se trata de estandarizar y racionalizar tareas que ahora podrás hacer digitalmente, sin la complejidad que supone la gestión de decenas, cientos o miles de clientes.


    Descubre las ventajas de la solución CertiBox para digitalizar tu asesoría y olvídate de los trámites que lastran tu productividad y te impiden ser más competitivo en la era digital. Contacta ahora con nosotros.