Retos y oportunidades en la transformación digital de una asesoría

    01/07/2022 13:43 By Moma

    La transformación digital es una de las asignaturas pendientes de muchas asesorías fiscales, legales y laborales. Hacer frente a los retos de la digitalización de las asesorías es un imperativo para que tu empresa pueda seguir siendo rentable y competitiva en el futuro.

     

    En los últimos años, se han tomado muchas medidas legislativas que permiten u obligan a realizar los trámites de forma electrónica. El uso del certificado digital se ha convertido en un requerimiento esencial para llevar a cabo gran parte de los procedimientos con la administración, como la presentación de modelos de impuestos, o la recogida de las notificaciones de la AEAT o la Seguridad Social, así como de otras numerosas administraciones.

     

    Estos cambios legislativos han transformado la actividad de muchos asesores fiscales y laborales, que han tenido que adaptarse a las nuevas tecnologías. Sin embargo, esta adaptación muchas veces ha venido acompañada de una mayor complejidad en la gestión de los procedimientos, lo que no debería ser así.

     

    Sin ir más lejos, la recogida de notificaciones electrónicas es enormemente compleja, debido a la multitud de administraciones de todo tipo que notifican en su propia sede o en la DEH Existen también retos importantes como la seguridad de los datos, y que sólo con el uso apropiado de las tecnologías las Asesorías pueden cumplir con el mandato que les dan sus clientes para la custodia y almacenamiento de sus propios certificados digitales.

     

    Para hacer frente a los retos y oportunidades de la transformación digital , desde Certibox nos gustaría mostrarte cómo nuestra solución puede ayudar a tu asesoría a resolver este tipo de problemas y conseguir una digitalización plena y productiva que derive en una mejora de la eficiencia operativa y unos mayores beneficios.

    Los retos de la transformación digital para tu asesoría

    Hablemos en primer lugar de los desafíos que la digitalización supone para tu empresa de asesoría fiscal o laboral.

    Uso de soluciones en la nube para asesorías

    Uno de los desafíos es elegir correctamente las soluciones para asesorías que pueden ayudarte a digitalizar tu empresa. No todas las herramientas informáticas son útiles, por lo que es imprescindible estar bien informado y conocer las funcionalidades de los programas que vas a utilizar.

     

    La centralización segura en la nube es sin duda una de las soluciones que más valor puede aportar a tu asesoría, ya que refuerzas la seguridad en la custodia de los certificados digitales de tus clientes. Además, podrás realizar una gestión inteligente y eficaz mediante una única plataforma a la que acceder desde cualquier dispositivo, ya sea un ordenador, smartphone o tablet.

    Aumento de la estandarización y la automatización

    Otro de los retos que implica la transformación digital es aumentar la estandarización de procesos. De nada sirve utilizar nuevas soluciones si no te ayudan a reducir o eliminar tareas manuales que están perjudicando a tu productividad.

     

    Por tanto, asegúrate de disponer de una planificación adecuada para estandarizar y optimizar tus procesos. Debes tomar como principio la necesidad de:

     

      Reducir al máximo los desplazamientos a las administraciones.

      Facilitar la organización del trabajo de los asesores.

      Implementar soluciones de firma electrónica que agilicen los procesos.

      Asumir el cambio tecnológico y que todos los asesores tengan un mismo enfoque.

      Eliminar las tareas manuales que se llevan a cabo digitalmente, como la vigilancia y recogida de las notificaciones electrónicas.

      Evitar los riesgos que suponen los procesos manuales: errores, fallos, olvidos, etc. 

    Oportunidades de la digitalización para las asesorías

    No debe observarse la digitalización como un problema, sino como una oportunidad. Las asesorías llevan años llevando a cabo numerosos procesos de forma manual. Esto ha supuesto un lastre para poder escalar el negocio, ya que es imprescindible la estandarización de procesos.


    La digitalización progresiva de las administraciones invita a las asesorías a digitalizarse también. Pero es necesario hacerlo de forma eficaz, de manera que se pueda lograr el mayor grado de automatización y evitar que la complejidad de los procesos burocráticos se acabe convirtiendo en una fuente de problemas para nuestro negocio.


    ¿Cuáles son las oportunidades principales a las que se enfrenta la asesoría que necesita llevar a cabo su digitalización? Veamos cómo CertiBox puede ayudarte a ganar productividad y reducir costes.

    1. Mejora de la eficiencia

    La transformación digital de tu asesoría supone una oportunidad para mejorar la eficiencia.

     

    Procesos manuales como la emisión de certificados digitales, que requieren desplazamiento, o el control efectivo de las fechas de expiración de dichos certificados, son funciones para las que es necesaria una solución que nos ayude a procesarlas en menos tiempo y reduciendo la complejidad.

    2. Mayor seguridad jurídica

    Funciones como la vigilancia y recogida de las notificaciones electrónicas de las más de 10.000 administraciones que existen en España pueden ahorrar mucho tiempo a tu asesoría, pero sobre todo puede reducir el riesgo de cometer errores.

     

    Lo lógico es que las asesorías que ofrecen a sus clientes el servicio de notificación y recogida de las notificaciones lo hagan a través de una solución automatizada. De lo contrario, tendrían que conectarse a la sede electrónica de una inmensa cantidad de administraciones y para cada uno de sus clientes.

     

    Esto es claramente inviable para la gran mayoría de asesorías, que carecen de tiempo y personal para invertirlo en este tipo de tareas tan poco productivas. La automatización de la vigilancia de las notificaciones evitará que se produzcan errores como consecuencia de la no recogida de la notificación en el plazo indicado de 10 días.

    3. Reducción de costes

    La necesidad de digitalizar tu negocio supone también una ocasión para reducir los costes que ya no son útiles. Desarrollar un mayor número de procesos de forma digitalizada te permitirá reducir el uso de papel en tu oficina, así como evitar desplazamientos innecesarios y sus costes de transporte o dietas que puedan generar.

     

    Con soluciones con Signbox, a la que puedes acceder sin costes si eres cliente de CertiBox, te permitirán permitir que tus clientes firmen electrónicamente, sin tener que acudir a la oficina, ni tener que imprimir documentos en papel.

     

    Elimina aquellas acciones que te generan un coste innecesario por desarrollarse de forma manual, reduciendo también los costes de oportunidad que supone no utilizar tecnologías que faciliten el proceso.

    4. Aumenta la seguridad de los datos

    Llevar a cabo la transformación digital completa de tu asesoría es también una oportunidad para maximizar la seguridad de los datos. No olvidemos que una asesoría maneja información altamente sensible, con los certificados digitales de sus clientes, que permiten identificar a estos electrónicamente.

     

    Es posible que hasta ahora no hayas tenido tiempo para adoptar un enfoque en la gestión de los datos de tus clientes orientado a la máxima seguridad informática.

     

    Por lo tanto, nada mejor que utilizar una solución que cumple rigurosamente con la normativa de protección de datos, pudiendo almacenar todos tus certificados digitales en la nube a través de CertiBox.

     

    Adoptando este enfoque, tu asesoría podrá concentrarse en los beneficios que supone la transformación digital para hacer los cambios necesarios en tu empresa.

     

    Transformar los procesos y cambiar la mentalidad es esencial para conseguir el máximo beneficio de la digitalización. La solución CertiBox está diseñada para facilitarte la automatización y agilización de procesos, así como para aumentar tu seguridad y la de tus clientes, lo que es esencial para que tu empresa pueda adaptarse a los retos del futuro.