CertiBox | Preguntas frecuentas

Respondemos a todas tus dudas e inquietudes

Resolvemos vuestras inquietudes más comunes en un listado que se retroalimenta a diario con vuestras preguntas. Si no encuentras respuesta, no dudes en ponerte en contacto.

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Preguntas frecuentes

¿Qué es un Certificado Digital?

Es un documento electrónico expedido por una Autoridad de Certificación que acredita la identidad digital de una persona física, sociedad, organismo o empresa.

¿Para que sirve un Certificado Digital?

El Certificado Digital valida que una firma electrónica se corresponde con una persona o entidad concreta, por lo que es un instrumento fundamental para realizar trámites vía telemática.

Garantiza la identidad de personas, empresas y entidades en Internet, siendo el único medio que ofrece seguridad técnica y legal.

¿Quién debe tener un Certificado Digital en 2020?

Todas las empresas y entidades sin personalidad jurídica (Fundaciones, Asociaciones Comunidades de Propietarios, Comunidades de Bienes) están obligadas a tener un Certificado Digital y utilizarlo para recibir las notificaciones de las Administraciones Públicas vía electrónica.

Todos los profesionales que deben colegiarse para ejercer su actividad.

También los Trabajadores Autónomos están obligados a obtener su Certificado Digital, para relacionarse con la Seguridad Social y recibir sus Notificaciones por medios electrónicos.

¿Qué es una Notificación Electrónica?

La Notificación Electrónica es la publicación en la Sede Electrónica de una comunicación administrativa con consecuencias jurídicas, como pueden ser el comienzo del plazo para contestar o presentar documentación, presentar alegaciones o recursos, etc.

La persona destinataria de la Notificación o las personas previamente autorizadas por ella pueden acceder a la Notificación Electrónica, previa identificación con certificado de firma electrónica reconocida.

¿Quién puede enviar una Notificación Electrónica?

Las Administraciones Públicas, autonómicas y locales están obligadas a comunicarse telemáticamente con los ciudadanos, empresas y entre ellas por La ley 40/2015 de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, que fomenta y regula el uso de los medios electrónicos en la Administración Pública.

Por ello, más de 10.000 Administraciones Públicas se comunican ya con ciudadanos y empresas a través de los buzones electrónicos de, entre otros, la Agencia Tributaria, Seguridad Social, DGT, Tribunales, Carpeta Ciudadana, GenCat y 060.

¿Quién está obligado a recibir Notificaciones Electrónicas?

Las empresas en virtud del Real Decreto 1363/2010 del 29 de octubre de 2010 que regula la comunicación telemática entre la administración pública y las empresas.

Las Comunidades de Propietarios en virtud de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, de Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, por la que entidades sin personalidad jurídica (Asociaciones, fundaciones, Comunidades de Bienes y Comunidades de Propietarios) están obligadas a disponer de una dirección electrónica habilitada y gestionar sus Notificaciones Electrónicas.

Los trabajadores Autónomos están obligados a realizar sus trámites con la Tesorería General de la Seguridad Social por medios telemáticos a partir del 1 de octubre de 2018 con la entrada en vigor de la Orden ESS/214/2018, de 1 de marzo.

¿Cómo sabe una entidad, autónomo o ciudadano que le ha llegado una Notificación Electrónica?

La única manera de conocer si se ha recibido una Notificación Electrónica es accediendo de forma periódica al buzón electrónico. Con soluciones como ‘yo mismo reviso el buzón’ o ‘me apoyo en un software que me mande alertas’ existe el riesgo de un error humano o de una avería en el ordenador en el que está instalado el software de alertas.

¿Qué es CertiBox?

CertiBox es una solución 100% online por la que DEH Online pone a disposición de la Asesoría el acceso a una plataforma exclusiva y centralizada en la Nube donde custodiar de forma segura todos los Certificados Digitales de sus Clientes.

¿Qué supone la Centralización de los Certificados Digitales?

Cumplir con la normativa de LOPD, Seguridad y Confidencialidad debida.
Garantizar la inviolabilidad de la identidad y la firma de tus Clientes.
Almacenar de forma segura en la Nube los Certificados Digitales. No se pueden perder, sustraer, copiar, ni descargar. Sólo usar de forma más sencilla y ágil.
Disponer de un buscador avanzado para localizar el Certificado Digital a utilizar.
Acceder a todos los Certificados Digitales en cualquier momento y lugar.
Mantener auditada y registrada toda la actividad de uso de cada Certificado Digital.
Asignar permisos de uso de cada Certificado Digital por empleados.
Recibir información de forma automática y con 60 días de antelación de las fechas de caducidad de cada Certificado Digital.
Renovar cada Certificado Digital de forma automática, sin desplazamientos.

¿Cómo se realiza la Centralización de los Certificados Digitales?

CertiBox ofrece un servicio asistido, contarás en todo momento con el soporte de un técnico especializado que te ayudará a auditar, seleccionar y centralizar los Certificados Digitales de tus Clientes.
Una vez hayas centralizado los Certificados Digitales, el personal de CertiBox contactará contigo para darte acceso al Panel de CertiBox y confirmar si todos los Certificados Digitales son correctos.
Después de validar los Certificados Digitales Centralizados, se activará el servicio de Vigilancia de Notificaciones Electrónicas.
Finalmente, uno de nuestros técnicos instalará en los equipos de tu Asesoría el Agente CertiBox (en tantas unidades como sea necesario). Con este podrás acceder a los Certificados Digitales de tus Clientes de forma mucho más rápida y sencilla. El acceso a CertiBox se realizará mediante usuario y contraseña.

¿Cuándo se realiza la renovación de los Certificados Digitales?

CertiBox envía cada 10 días un informe al Asesor, indicando los Certificados Digitales que caducarán en los próximos 60 días.
En cualquier caso, antes de que caduque el Certificado Digital y para asegurar su continuidad, CertiBox emitirá uno nuevo.
Durante los 60 días posteriores a la fecha de renovación del Certificado Digital, el Cliente podrá solicitar la cancelación del servicio de CertiBox y la devolución del 100% del importe.

¿Cuál es el procedimiento para renovar un Certificado Digital?

El Certificado Digital se renovará de forma automática para asegurar la continuidad del mismo. El Cliente y/o el Asesor podrán cancelar el servicio y revocar el Certificado Digital hasta 60 días después de la renovación, de ser así CertiBox devolverá el 100% del importe facturado.

En cualquier caso, se recomienda que el Asesor contacte al Cliente para prescribir el servicio de renovación del Certificado Digital al recibir el informe de próximo vencimiento.

¿Cómo recibo las Notificaciones Electrónicas de mis Clientes?

CertiBox es un servicio integral que recoge y entrega de manera automática las Notificaciones Electrónicas de más de 10.000 Administraciones Públicas, de manera que sólo tendrás que revisar tu correo electrónico: recibirás un email de CertiBox cada vez que tengas una Notificación Electrónica que gestionar. ¡Así de sencillo!

El sistema revisa de forma automática y periódica los buzones de todas las Administraciones vigiladas y cuando detecta una Notificación Electrónica:

a. Envía un SMS con el aviso de la nueva Notificación Electrónica.
b. Envía un Email certificado con la Notificación Electrónica en PDF, abierta y lista para leer.
c. Adicionalmente almacena la Notificación Electrónica en un repositorio del Panel de la Asesoría.

¿Recibiré algún informe por las Notificaciones Electrónicas emitidas?

Si, cada martes se envía al Asesor un informe con el resumen de las Notificaciones Electrónicas de la semana anterior. Adicionalmente, cada mes se envía al Cliente un informe resumiendo las Notificaciones Electrónicas recibidas el mes anterior.

¿Puedo elegir el día de recogida de la Notificación Electrónica?

Sí. El Asesor decide, de forma global para todos sus Clientes o de forma individual para cada uno de ellos, cómo se configura la recogida:

a. Inmediata: la Notificación Electrónica se detecta y se entrega, independientemente de la fecha y la hora en que se ponga a disposición.

b. De lunes a jueves: todas las Notificaciones Electrónicas que se ponen a disposición en este rango de tiempo se entregan de inmediato. Las que se ponen a disposición el viernes, sábado y domingo; se recogen y entregan el lunes.

c. Diferida: se establece un plazo de 10 días para recoger una Notificación Electrónica . El día 1 se envía un email informando que hay una Notificación Electrónica disponible y el día 10 se entrega. En cualquier caso, tanto el Asesor como el Cliente podrán, usando su Certificado Digital, descargar dicha Notificación Electrónica antes del día 10.

Independientemente de cuál haya sido la elección inicial, en cualquier momento se puede acceder al “Panel DEH Online” y modificar el día de recogida; tanto para un Cliente como para toda tu cartera.

¿Puedo indicar más de un e-mail para que me lleguen las Notificaciones Electrónicas?

Si, puedes indicar tantas direcciones de e-mail de la Asesoría como desees y sólo una dirección de tu Cliente. Es decir, puedes indicar que se envíen las Notificaciones Electrónicas:

Sólo al Cliente.
Sólo a la Asesoría.
Al Cliente y copia a la Asesoría.

¿Cómo puedo configurar los días de cortesía?

Cada año el Asesor debe comunicar a atencioncliente@dehonline.es los 30 días de cortesía durante los cuales no desea recibir Notificaciones Electrónicas de la AEAT, con 15 días de antelación al primer día efectivo.

¿Qué hago cuando tenga alguna duda o consulta, o desee realizar algún cambio?

Puedes ponerte en contacto con el Departamento de Atención al Cliente en el 91 050 49 79 o escribir un correo electrónico a atencioncliente@dehonline .es indicando en el asunto el NIF y el tema que desees tratar. Uno de nuestros gerentes de cuentas contactará a la mayor brevedad.